Инвойс и проформа: в чем разница?

Инвойс и проформа — эти документы довольно часто фигурируют в таможенной практике. Однако существует путаница в определении различий между ними, порой даже специалисты не всегда могут дать четкое объяснение: когда применять один документ, а когда другой.

Отметим, что эти понятия во многом схожи, разница кроется только в характерных особенностях. Часто участникам ВЭД, неискушенным в таможенном праве, эти отличия не видны. Бывает, что одна форма подменяет другую, что создает ряд проблем при таможенном оформлении грузов. Чтобы устранить подобные нестыковки, нужно разобраться в терминах и определить существующие различия в этих документах.

Инвойс — что это?

В таможенном деле — это документ, используемый в международной торговле участниками ВЭД. Если не вдаваться глубоко в терминологию, то это документ отгрузки для поставок товаров по международным маршрутам. То есть он направляется поставщиком (продавцом) получателю (покупателю) по факту отгрузки партии со склада, производства. Оформляется по установленному регламенту, содержит данные о поставляемой партии — это массогабаритные характеристики, материал, категория продукции, количество и стоимость товаров. Также в нем прописывается достоверная информация об участниках ВЭД и контракте поставки.Кроме того, форма используется как счет на оплату, который выставляет отправляющая сторона принимающей, применяется для банковских расчетов, оформления сборов на таможне. Без него ни одна транспортно-логистическая компания не возьмется доставлять груз.Во внешнеэкономической деятельности есть два инвойса: коммерческий и проформа. Первый используется для оплаты товарной партии в банке. Второй — это предварительный расчет, который направляется для согласования участникам сделки. Соответственно, после утверждения условий контракта формируется коммерческий документ.

Эта форма работает только в международной торговле. Во внутрироссийских торговых сделках она не участвует.

Правила оформления инвойса

Утвержденного регламента заполнения нет. Однако участники внешнеэкономической деятельности используют унифицированную форму, которая используется в международной торговле с 1983 года. В соответствии с этим формуляром, прописываются следующие данные:

• номер документа, число/время формирования;
• наименование компании/ИП отправителя, реквизиты организации, фактический или юр. адрес, контактные данные;
• название компании/ИП принимающей стороны, реквизиты компании, фактический или юридический адрес, контактные данные;
• если сделку ведет посредник, то в документе также указываются его данные — наименования компании или ФИО предпринимателя, фактический или юр. адрес, реквизиты, информация для связи;
• страна происхождения продукции;
• страна отправления;
• валюта для определения стоимости товаров — евро, доллар, юань, рубли;
• тип упаковочного изделия — паллеты, пакеты, коробка, мешок и т.д.;
• полный перечень поставляемых товаров в штуках;
• описание перевозимого груза;
• массогабаритные характеристики партии — в килограммах/граммах, единицах изделий, фактический и объемный вес;
• стоимость товарной единицы и полная сумма в используемой валюте;
• контракт поставки в соответствии с базисами Инкотермс 2010 или 2020;
• отметка о достоверности декларируемой информации о ввозимом грузе.

Сформированный документ визируется подписью продавца или доверенного лица и печатью компании. Отметим, что покупателю не нужно ставить свою подпись в данной форме или заверять её каким-либо другим способом.

Как нужно заполнять форму?

Внести данные в документ можно самостоятельно, но при этом знать в достаточных рамках русский, английский языки или язык страны, в которую экспортируется/импортируется продукция. Приведем ниже несколько рекомендаций:

• Уточните данные об отправителе и получателе в накладной и счете. Важно, чтобы они совпадали. В противном случае товар задержат до исправления неточностей.
• В данную форму можно вносить любую по массогабаритным параметрам продукцию, которую отправляют по международным маршрутам.
• Документ имеет юридическую силу в письменном и электронном виде. Если заполняете письменно, то пишите данные печатными буквами.
• При отправке товаров в странах Таможенного союза можно не оформлять экземпляр на английском языке.
• Форма от юрлица визируется печатью и подписью уполномоченного представителя с обязательной расшифровкой подписи.
• Форма от физлица, предпринимателя визируется подписью продавца.
• Документ может содержать несколько страниц, если информация не вмещается на один лист. В такой ситуации подпись и/или печать ставиться на каждой странице.
• Контактные данные для связи указываются в международном формате, индекс или зип-код получателя прописывать не нужно.

Рекомендуется составить 4-5 копий документа по одному экземпляру на русском и английском языке, а также на языке страны получателя. Все формы, имеющие печать и подпись отправителя, обладают одинаковой правовой силой.

Что такое проформа?

Этот документ также относится к международной торговле, позволяет сопровождать грузы в процессе транспортировки. В таможенном деле приняты ещё два обозначения — счет-форма или proforma invoice. Он заполняется на специальном бланке по установленным правилам. Содержит информацию о перевозимой продукции, характеристиках, а также сведения об участниках ВЭД. В проформе могут указываться количество поставляемых товаров и их стоимость. Однако эти данные предварительные, так как в процессе отгрузки/поставки допускаются изменения как цены, так и других характеристик.Документ может формироваться на основании контракта или без него. Во втором случае он может применяться как платежка. Например, для авансовых или прочих банковских расчетов. Также форма «без контракта» может участвовать в растаможке товарной партии. Документ может использоваться во внешнеэкономической деятельности и для коммерческих операций внутри страны.

Отличия инвойса от проформы

Данные термины во многом схожи, но есть и существенные отличия, которые были рассмотрены выше. Приведем здесь эти нюансы удобным перечнем:

• В первом документе указываются окончательные данные по цене и количеству товаров. Во втором — только предварительные.
• Оформляется proforma как на основании контракта, так и без него.
• Инвойс оформляется только на основании контракта.
• Счет-форма может применяться в международной и внутрироссийской торговле.
• Invoice используется исключительно во внешнеэкономической деятельности.
• Proforma подходит для оформления безвозмездной передачи культурных ценностей, изделий для выставочных павильонов в международном и внутрироссийском формате.

Оформление инвойса при экспорте товаров

Формирование данного документа при экспорте товарных партий не требует особых навыков и знаний. Однако наличие формы является обязательным для участников внешнеэкономической деятельности. Она нужна при заказе услуг транспортно-логистических компаний, прохождении таможенных формальностей при ввозе/вывозе продукции, расчетах с контрагентами. Форму заполняет поставщик/экспортер продукции.

Если с составлением документации в ВЭД возникли проблемы, обратитесь в «ИнтерСити Логистикс». Мы поможем корректно оформить формы на экспортные поставки на нескольких языках, проконсультируем по юридическим и таможенном вопросам, проанализируем риски, связанные с таможней.

Наша компания имеет свидетельство таможенного брокера ФТС РФ. Оказываем услуги по декларированию товарных партий, оформлению сопутствующей документации, а также представлению интересов грузовладельцев на таможне. Поможем в срок оформить необходимый пакет документации и пройти все формальности без задержек.